文献传递服务规范

湖北省高校数字图书馆文献传递服务规范

湖北省高校数字图书馆服务工作组

2007年5月18日起草

    为进一步推动湖北省高校文献传递服务，促进各高校图书馆文献传递工作的规范化运行，特制定本业务规范。本规范适用于所有以省高校数字图书馆文献传递服务工作。

 

    一、 服务内容

    1.馆际互借（返还式）。提供馆藏图书的馆际借阅，馆际借阅方式有直接借阅、邮寄等

    2.文献传递（非返还式）。 提供馆藏的期刊论文、学位论文、会议论文、科技报告、专利文献、可利用的电子全文数据库文献及图书的部分章节等。文献传递方式有 Email 、 CALIS 网上文献传递系统、传真、邮寄、自取以及人工专送等 。

    3.特种文献。古籍、缩微品、视听资料等文献是否提供服务，各图书馆可根据本馆情况自行决定。

    4.代查代索。接受用户馆委托服务请求，帮助查询国内外文献信息机构的文献和代为索取一次文献。

    二、 服务对象

    湖北省高等院校的教师、学生、科研人员以及其他工作人员。

    三、 组织和管理模式

    由管理中心、学科文献中心组成湖北省高校数字图书馆管理与服务体系，对外开展服务。

    1. 管理中心读者服务工作组： 负责 项目整体建设实施方案和工作计划 的起草，管理与协调省高校数字图书馆各学科文献中心，推动项目的整体发展。

    2. 学科文献中心： 负责某些学科或领域的重点文献收藏和服务。省高校数字图书馆学科文献中心设在武汉大学、华中科技大学、武汉理工大学、中国地质大学、华中师范大学、华中农业大学、中南财经政法大学、中南民族大学、湖北大学、武汉科技大学等10所大学。

    四、成员馆条件与要求

    1. 凡自愿加入 湖北省高校数字图书馆 文献传递网，遵守本服务规范的图书馆，与 湖北省高校数字图书馆 管理中心签订《 湖北省高校数字图书馆 文献传递网协议书》者，即成为文献传递网正式成员馆。

    2.图书馆应设有专职或兼职馆际互借员，并有一名副馆长主管省高校数字图书馆文献传递工作。

    3. 省高校数字图书馆各学科文献中心需安装CALIS馆际互借系统及相关软件。省高校数字图书馆用户馆必须保证有固定的联系方式和Email信箱。

    4. 省高校数字图书馆成员馆在开展文献传递服务时要遵守我国版权法的有关规定。

    五、 工作流程

    1. 馆际互借的工作流程包含请求馆与提供馆两个方面。请求馆指向其他图书馆提出文献请求的图书馆，提供馆指向其他图书馆提供文献的图书馆。 他们各自的工作流程与服务模式密切相关，服务模式不同，相应的工作流程也不同。

    2. 请求馆的工作流程
 

     2.1  采用集团用户模式（该模式下，请求馆本地没有安装 CALIS馆际互借与文献传递系统）

• 接受读者通过书面、 email、电话、传真等方式提交的申请，必要时与用户交流，包括确认请求，向用户说明版权要求及馆际互借条件，向用户解答他所关心的问题，如费用、服务周期等。
   
• 检索本馆馆藏目录，确认读者所需文献在本馆没有可以提供的馆藏。
   
• 利用各种检索工具查证读者提供的文献信息，必要时需更正或补充文献信息，以保证向提供馆提交的书目或文献信息准确、充分。
   
• 确定馆藏地点，以费用、时间、满足率、结算方式等作为选择依据，选择合适的文献提供馆，通常优先考虑馆际互借网络内部的图书馆。
   
• 到某一服务馆的馆际互借系统网关注册一个帐户（用户），等待该服务馆确认，或者以管理员户头登录该服务馆的馆际互借系统自行确认。
   
• 以该帐户（用户）登录服务馆的馆际互借系统网关，填写并提交文献申请单，说明费用、时间和传递方式等要求。
   
• 答复文献提供馆可能有的疑问或条件。
   
• 接收文献并进行登记，通知读者领取文献或直接将文献传递给读者，并与读者进行费用结算。
   
• 催还逾期文献或办理续借。
   
• 接收读者返还文献并做读者还书登记
   
• 包装文献，邮寄（或以其他传递方式）返还文献提供馆
   
• 遇有损坏和丢失文献情况，负责处理赔偿事宜
   
• 定期进行借阅统计
   
• 定期与提供馆进行费用结算。

    2.2  采用分布式服务模式（该模式下，请求馆本地也安装 CALIS馆际互借与文献传递系统）

• 登录本馆馆际互借系统查看读者所提交的申请。
   
• 检索本馆馆藏目录，确认读者所需文献在本馆没有可以提供的馆藏。
   
• 利用各种检索工具查证读者提供的文献信息，必要时需更正或补充文献信息，以保证向提供馆提交的书目或文献信息准确、充分。
   
• 确定馆藏地点，以费用、时间、满足率、结算方式等作为选择依据，选择合适的文献提供馆，通常优先考虑馆际互借网络内部的图书馆。
   
• 向某一服务馆发出馆际互借请求，说明费用、时间和传递方式等要求。
   
• 接收文献并与提供馆进行系统应答处理，通知读者领取文献或直接将文献传递给读者，并与读者进行费用结算。
   
• 催还逾期文献或办理续借
   
• 接收读者返还文献并做好相应的系统处理
   
• 包装文献，邮寄（或以其他传递方式）返还文献提供馆
   
• 遇有损坏和丢失文献情况，负责处理赔偿事宜
   
• 定期进行借阅统计
   
• 定期与提供馆进行费用结算。

     3. 提供馆的工作流程
 

    3.1  接收和查看他馆的文献请求。

    3.2  检索本馆馆藏目录或电子资源，确定详细馆藏地点及是否能提供。

    3.3  办理借出手续，或下载、复制（扫描）文献。

    3.4  在承诺的服务时限内以请求馆要求的方式送出文献，并进行系统处理，说明是否需要返还、出借期限及费用等情况。必要时根据情况决定是否给以文献传递补贴。

    3.5  如果无法提供，在系统中进行“无法提供”的回答处理。并说明无法提供的原因。或者提出相应的出借或提供条件。

    3.6  验收归还的文献。并做相应的系统处理。

    3.7  定期进行借阅统计。

    3.8  定期与请求馆进行费用结算。

    六、 服务响应时间

   1.基于本馆馆藏

    普通 文献传递请求 在 1 个工作日内做出响应， 2 个工作日内送出文献，遇节假日顺延。
    加急 文献传递请求 在 0.5 个工作日内做出响应， 1 个工作日内送出文献，遇节假日顺延。

   2.基于其他成员馆馆藏

    普通 文献传递请求 在 1 个工作日内做出响应，并把请求转发到适当的服务馆（下称提供馆）。提供馆 1 个工作日向请求馆作出应答， 2 个工作日内向请求馆送出文献。遇节假日顺延。
    加急 文献传递请求 在 0.5 个工作日内做出响应，并把请求转发到适当的服务馆（下称提供馆）。提供馆 1 个工作日内送出文献，遇节假日顺延。

   3.基于非成员馆馆藏

    普通 文献传递请求 在 1 个工作日内做出响应，并把请求转发到适当的服务馆（下称提供馆）。服务时间视提供馆具体服务而定。遇节假日顺延。
    加急 文献传递请求 在 0.5 个工作日内做出响应，服务时间视提供馆具体服务而定。遇节假日顺延。

    七、 收费标准

   1.  基于服务馆本馆馆藏的服务

    文献传递收费 = 复制费 + （加急费）

    其中：复制费：￥ 1.00 元 / 页（包括复印＋扫描＋普通传递）；

    加急费： 10.00 元 / 篇；

    说明：普通传递包含 email 方式、 CALIS 文献传递系统、平寄、挂号、传真和读者自取方式。若特快专递和人工专送方式传递文献，还需加收实际发生的传递费用。

    2.  代查外馆文献

    文献传递收费＝实际付出的费用＋代查外馆文献手续费

    其中：实际付出的费用为文献提供馆收取的全部费用。

    代查外馆文献手续费：

    湖北省高校数字图书馆 文献传递网内其它服务馆收藏的文献： 2 元 / 篇

    国内其他图书馆收藏的文献： 5 元 / 篇

    国外图书馆收藏的文献： 10 元 / 篇

    八、 经费补贴

    通过CALIS文献传递系统或者其它方式提交的文献传递请求，可享受文献传递经费补贴，先提交先享用补贴，用完为止。

    九、 经费结算办法

    按照馆馆结算原则进行结算，每年 12月15日 进行经费结算。 湖北省高校数字图书馆文献传递的经费结算包含2个层次：

    1.管理中心与服务馆的结算：每年12月15日进行实际经费结算。结算后，响应馆的馆际互借员要进行缴费登记以平帐。

    2. 服务馆与请求馆的结算：每年12月15日进行实际经费结算。

    十、 附则

    1. 湖北省高校数字图书馆成员馆在开展文献传递服务时要遵守我国版权法的有关规定。

    2. 本服务规范的解释权、修订权归湖北省高校数字图书馆管理中心。